İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİM PROSEDÜRÜMÜZ

1.AMAÇ :

Bu prosedür; Bakım Merkezimin kalite politikası doğrultusunda hedeflere ulaşılabilmesi için kuruluşun personel ihtiyacının ve personelin temin edilmesi, işe başlama ve işten ayrılma işlemleri, personelin eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve eğitimlerin verilmesi, görev yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi, personel performanslarının değerlendirilmesi, terfi, çalışma saatleri, özlük hakları, motivasyon, personel memnuniyeti ve kurum içi iletişim gibi konularda işleyişi tanımlamaktır.

2.KAPSAM:

Bakım Merkezimizde çalışan poatnsilyel olarak çalışma ihtimali olan ve mevcut perosnelimizin tümünü kapsar.

3.SORUMLUSU:

3.1. Sorumlu Müdür

3.2.Kalite Yönetim Temsilcisi

4. UYGULAMA :

4.1.PERSONEL İHTİYACININ BELİRLENMESİ

4.1.1.Kuruluşumuzun, hizmetlerinin sürdürülebilmesi için gerekli personel, Sorumlu Müdür tarafından belirlenir.

4.1.2. Kuruluşumuzda çalışacak olan personelin taşıması gereken nitelikleri Görev Tanımlarında tanımlanmıştır. Kuruluşumuzda asgari şartlarda 04.11.2016 tarih, 29878 nolu Resmi Gazetede yayınlanan ”Engelli Bireylere Yönelik Özel Bakım Merkezleri Yönetmeliği’nde” tanımlanan personel mevcudiyeti sağlanmaktadır.

İlave gelişmelere paralel olarak, birim sorumlularından olası personel talepleri sözlü veya yazılı olarak Sorumlu Müdüre iletilir.

4.1.3. İş Başvurusu yapan kişiden İş Başvuru Formu ile kişisel bilgiler ve gerekli bilgilerİ alınır. İş Başvuru Formu yerine CV olarakta iş başvuruları Kabul edilebilir.

4.2. PERSONEL İŞE BAŞLATILMASI

4.2.1. İhtiyaç duyulan kadroya uygun başvuru sahipleri görüşme için kuruluşumuza davet edilerek İnsan Kaynakları Birim Sorumlusu/Çalıştırılacak Birim Sorumlusu/Sorumlu Müdür tarafından görüşmeye alınır.

4.2.2.Görüşme sonucuna, gore çalışmasına karar verilen personel adayından işe başlatma için aşağıdaki belgeler istenir.

-Personelin Adli sicil kaydına ilişkin Personel Beyan Formu,

-Özgeçmişini içeren yazılı beyanını ve TC No sunu içeren talep dilekçesi

-Yabancı uyruklular için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığınca düzenlenen çalışma izninin örneği,

-Öğrenim durumunu gösterir belge,

-Sağlık Raporu, (Bulaşıcı hastalığı olmadığına ve akıl ve ruh sağlığının yerinde olduğuna dair ilgili bölümlerden-psikiyatri ya da nöroloji, dahiliye ya da intaniyeden alınmış rapor.)

-Kurucu ile personel arasında yapılacak iş sözleşmesi,

-Emekli olan ve kamu görevinden ayrılmış olanlar için hizmet belgesi.

-Aşçı olarak çalıştırılacak personelde aşçı sertifikası, aşçı yardımcısı sertifikası ya da bonservisi,

-Şoför olarak çalıştırılacak personelin mesleki yeterlilik belgesi (psikoteknik raporu),

-Güvenlik Görevlisi olarak çalışacaksa Güvenlik görevlisi sertifikası

4.3.Çalıştırılacak personel için yapılacak işlemler

4.3.1.Bakım Merkezimizde çalıştırılacak personel için 4.2.2. maddesinde tanımlanan belgeler 2 nüsha halinde istenir.

4.3.2. İşe alınacak personel tarafından teslim edilen belgeler iki dosya halinde ASPİM’e teslim edilir.

4.3.3.ASPİM tarafından, belgeler incelenerek uygun olanlara çalışma onayı verilir.

4.3.4.Çalışma onayı verilen personel için Bakım merkezi tarafından Personel
Kimlik Kartı düzenlenir.

4.3.5. Düzenlenen Personel Kimlik Kartı ASPİM tarafından onaylanır. Bakım Merkezinde görevli tüm çalışanlar Personel Kimlik Kartını görevi süresince görünür bir şekilde üzerinde taşır.

4.3.6.Personel, sadece çalışma onayı verilen merkez veya şubede belirtilen kadroda görev yapar.

4.3.7.Onayı alınan ve göreve başlatılan Personelin işe giriş bildirgesi Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilir ve özlük dosyası hazırlanır.

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar:

1

İşe Başvuru Formu/Özgeçmiş (CV)/Dilekçe

2

Hizmet Akdi (Belirli Süreli/Süresiz iş sözleşmesi)

3

Banka Hesap No (iban no)

4

Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi

5

Personel İmza Örneği

6

İkametgâh Belgesi

7

Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği

8

Savcılık Belgesi (Adli Sicil Kaydı )/Adli Sicil Beyanı

9

Sağlık Raporu (intaniye/Dahiliye ve psikiyatri/Nöroloji servisi onaylı)

10

6 Adet Vesikalık Fotoğraf

11

Nüfus Cüzdan Fotokopisi

12

Öğrenim Belgesi ve varsa Eğitim Sertifikaları

13

Kan Grubunu Gösteren Belge

14

Fazla Çalışma Muvafakatnamesi (her yıl başında alınmalıdır)

15

Kimlik Beyanı,

16

Ücretsiz İzinler ile Yıllık Ücretli İzin ile İlgili Dilekçe veya Formlar

17

ASPİM tarafından verilen Çalışma Onayı

18

Hizmet Akdinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar ve Belgeler

19

İhtarnameler ve Alınan Savunmalar

20

İşten Çıkış Bildirgesi (işten çıkması durumunda)

21

Yasal İhbar ve Kıdem Tazminatı Bordroları, İbranameler

22

Aile Bildirim Formu

4.4. PERSONELİN İŞE BAŞLAMASI VE EĞİTİMİ:

4.4.1. Evraklarını tamamlayan ve Onayları alınan personel işe başlatılır.

4.4.2. Kuruluşumuzda işe başlayan personele, Sorumlu Müdür veya sorumlu müdürün uygun gördüğü personel tarafından yapacağı görev, kuruluşumuz, faaliyetlerimiz, görev tanımı v.s. konular hakkında işe başlama tarihi itibarı ile ilk 3 gün içinde uygun sürelerde oryantasyon eğitimi verilir.

4.4.3.İşe Yeni Başlayan personele yukarıda tanımlanan bilgilerin verildiğine dair kanıtlar Oryantasyon Eğitim Formu ile kayıt altına alınır.

4.4.4. Kuruluşumuzda sunulan hizmetin kalitesini arttırmak amacıyla çalışan personele yönelik yıllık olarak hizmet içi eğitimler düzenlenir.

4.4.5. Eğitim planları ilgili yıl için Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanarak Yıllık Eğitim Planı ile kayıt altına alınır ve Sorumlu Müdür tarafından onaylanır.

4.4.6.HİZMET İÇİ PLANLI EĞİTİMLER

4.4.6.1. Birim sorumluları, bir sonraki yılın Yıllık Eğitim Planında yer almasını istedikleri eğitimleri her yılın Aralık ayında Eğitim Talep Formu ile Kalite Yönetim Temsilcisine bildirir.

4.4.6.2. Planlanacak Eğitimler; Personel performans değerlendirmeleri, Müşteri geri beslemeleri(Anketler, Şikayetler) , Personelin bireysel eğitim talepleri, Birim Sorumlularının eğitim talepleri,Güncel konular,Üst Yönetim talepleri,Yönetim Sistemi ile ilgili oluşabilen değişiklerle ilgili bilgilendirmeler, profesyonel gelişimi etkileyecek eğitimler, göz önünde bulundurularak belirlenir. Kalite Yönetim Temsilcisi kendisinin alınmasında fayda gördüğü eğitimleri Eğitim Talep Formu doldurmaksızın ilgili dönemde Yıllık Eğitim Planına ekler.

4.4.6.2.Sorumlu Müdür tarafından onaylanan Yıllık Eğitim Planı, İlan Panosuna asılarak personelin verilecek eğitimler hakkında bilgilenmesi sağlanır. İlgili tarihlerde eğitim organizasyonu Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır. Kalite Yönetim Temsilcisi, eğitimden 3 (üç) gün önce eğitime katılacaklara Duyuru Formu ile eğitim organizasyonu hakkında bilgi verilir.

4.4.6.3. Eğitim sırasında katılımcıların eğitime iştirak edip etmediğinin tespiti, eğitimin her günü için katılımcılara imzalatılan Eğitim Katılım Formu ile sağlanır.

4.4.7. PLAN DIŞI EĞİTİMLER

4.4.7.1.Yıl içinde planda olmayıp verilmesi gereken eğitim ve bilgilendirme konuları oluşabilir.

Böyle bir durumda birim sorumluları Eğitim Talep Formunu doldurarak Yönetim Temsilcisine durumu bildirirler, talep edilen eğitim Sorumlu Müdür onayıyla Yıllık Eğitim Planının açıklama kısmına plansız eğitim olduğu işlenerek eğitim sağlanır.

4.5. Eğitime katılan personellerin katılım bilgileri Yönetim Temsilcisi/İnsan Kaynakları Birim Sorumlusu tarafından Personel Eğitim Takip Kartına işlenir.

4.6.Eğitimlerin Etkinlik Değerlendirmesi

Düzenlenen her eğitim sonrasında Eğitim Etkinlik Değerlendirmesi, Yönetim Temsilcisi veya Yönetim temsilcisinin uygun gördüğü bir personel tarafından eğitime katılan her personel için yapılır. Eğitim Etkinlik Değerlendirmeleri Eğitim Etkinlik Değerlendirme Formu İle kayıt altına alınır.

Etkin olmayan eğitimler Sorumlu Müdür onayıyla tekrar edilir.

4.7. Personelin izni

4.7.1. YILLIK/MAZERET/SAĞLIK İZİNLERİ

4.7.1.1.İzine ayrılacak personel Yıllık İzin Talep Formu doldurularak izin talebinde bulunur.

4.7.1.2. Yıllık izin talepleri Sorumlu Müdür tarafından uygun görülmesi durumunda onaylanır.

4.7.1.3.İzine ayrılacak olan personelin izin bilgileri ASPİM’e üst yazı ekinde bildirilir. (üst yazı ekine Yıllık İzin Formu eklenir.)

4.7.1.4. Personelin izinde olduğu dönem muhasebe servisine bildirilerek kullanılan izinle ilgili resmi işlemleri tamamlanır.

4.7.1.5. İzine ayrılacak olan personel; Sorumlu Müdür, Mesleki Personel veya Sağlık Personeli olması durumunda izinli olduğu dönem için şartları uyan Mesleki veya Sağlık Personelinden birisi Sorumlu Müdür tarafından vekil tayin edilir izinli personel ve vekalet bilgisi ASPİM’e bildirir.

4.7.1.6. İzinle ilgili oluşan kayıtlar personel özlük dosyasında muhafaza edilir.

4.8. MAZERET İZİNLERİ

4.8.1.Yıllık izin dışında günlük mazeret izinlerinde izni talep eden tarafından Mazeret İzin Formu doldurulur, Mazeret İzin Formu Sorumlu Müdür tarafından onaylanır.

4.8.2.Mazeret iznine ayrılan personel aynı gün içerisinde ASPİM e bildirilir

4.9. Yıllık veya Mazeret izni alan personelin izine ait evrakları 7 gün içerisinde ASPİM e gönderilir.

4.10.Personel İşten Ayrılması:

4.10.1. Personelin Kendi Talebi İle İşten Ayrılması

4.10.1.1.Kendi isteği ile işten ayrılacak olan personel isten ayrılacağına dair bir dilekçe ile Sorumlu Müdüre başvurur.

4.10.1.2. Sorumlu Müdür, Personelin İşten ayrılmasını onaylaması durumunda personelin işten ayrılması ile ilgili işlemler yapılır ve işten ayrılan personel ASPİM’e bildirilir.

4.10.2. Kuruluşumuz Tarafından Personelin İş Akdine Son Verilmesi

4.10.2.1. 4857 Sayılı iş kanunu hükümlerine gore işlem yapılır.